Étude de cas sur l’utilisation de l’espace à Ubisoft Montréal

Ce n’est pas un hasard si Ubisoft s’est retrouvée dans le Top 10 des meilleurs employeurs du Canada selon Forbes. Cet éditeur de jeux vidéo se soucie grandement du confort et du bien-être des membres de son équipe ; une visite de son immeuble principal, situé sur le boulevard Saint-Laurent à Montréal, vous en convaincra. L’espace de travail aménagé par l’équipe de gestion immobilière est conçu pour favoriser la créativité et la performance.

Avec 250 000 pieds carrés répartis sur 5 étages, l’espace de travail du bâtiment principal se compose de plus de 30 aménagements différents, tous plus intrigants les uns que les autres. En fait, leur stratégie en matière de lieu de travail repose sur un principe simple : des environnements de travail exceptionnels pour des employés exceptionnels.

Étant donné que le choix des aménagements joue un rôle important dans la stratégie de la gestion immobilière, Ubisoft a contacté MySeat pour mieux comprendre comment les ressources déployées sont utilisées afin de mieux planifier la prochaine phase de développement de l’espace de travail.

L’étude sur l’utilisation des espaces de bureaux qui est actuellement menée dans le bâtiment principal vise spécifiquement les espaces partagés :

● Des salles de réunion, dédiées ou partagées

● Sièges souples et espaces de détente

● Zones de production de contenu (montage vidéo et studio d’enregistrement).

● Les espaces de loisirs, tels que les cafétérias et les salles de jeux.

En travaillant avec des aménagements aussi diversifiés, MySeat a une fois de plus été en mesure de démontrer que son outil peut s’adapter à de nombreux scénarios différents. A l’aide d’un accéléromètre finement réglé, un capteur MySeat monté sur un meuble donné permet à un client de quantifier la quantité et la durée des interactions de ses utilisateurs. Il va sans dire que les données recueillies restent totalement anonymes.

Une salle plutôt originale a utilisé des « cubes en mousse » plutôt que des sièges plus conventionnels. Dans ce cas particulier, un capteur de lumière AmbiSense a été choisi pour enregistrer l’occupation de la pièce.

Plutôt que de s’appuyer sur la détection de vibrations physiques, ce capteur base ses mesures sur la luminosité ambiante pour déterminer si la pièce est occupée ou non.

Cette même pièce a été équipée de capteurs de température et d’humidité AmbiSense afin de démontrer que la température et l’humidité ambiantes se situent effectivement dans la plage de confort communément admise et recommandée par le CCOHS.

Un examen exhaustif des données d’utilisation recueillies permet de tirer des conclusions à partir des questions qui ont été présentées par notre client, entre autres, l’impact des dimensions des salles sur les participants.

Points forts: Les petites salles de réunion (4 places) sont moins utilisées que les grandes (6 à 12 places).

Une analyse des données a permis de déterminer le nombre moyen d’utilisateurs occupant une salle.

• Au cours de la période étudiée, une grande pièce a été utilisée en moyenne 560 heures.
• Pendant 70 % de ces heures, la salle était occupée à plus de la moitié de sa capacité maximale.
• Une grande majorité des réunions de 9 participants ou plus ont nécessité l’utilisation de sièges de podium pour accueillir les participants supplémentaires.

L’implémentation d’une nouvelle technologie dans une organisation n’est pas une tâche facile. Sans l’engagement et le suivi de l’équipe MySeat , il n’aurait pas été possible d’obtenir les résultats escomptés, tout en assurant une réponse positive de la part des utilisateurs.

« Le système MySeat a rapidement compris notre culture, notre environnement et la réalité d’une entreprise comme Ubisoft. Grâce à cette capacité, l’organisation a pu suivre de manière proactive la mise en œuvre des différentes phases de la collecte de données, et fournir à la fois des rapports et des interprétations pertinentes concernant les indicateurs collectés « explique Isabelle Dery, chef de projet chez Ubisoft Montréal.