1. Portée de cette politique de confidentialité
Cette politique de confidentialité s’applique au site marketing public MySeat accessible à l’adresse myseat.io, y compris ses pages, ses formulaires et ses parcours de prise de contact.
Elle explique comment MyIoT Solutions Canada Inc., faisant affaire sous le nom MySeat, recueille, utilise, partage et protège les informations soumises par l’intermédiaire de ce site ou recueillies automatiquement lorsque vous le consultez.
Cette politique ne s’applique pas aux plateformes produit distinctes de MySeat, aux outils de réservation, aux portails d’administration, aux environnements analytiques, aux déploiements clients, ni aux autres applications. Ces environnements peuvent être régis par des avis, contrats ou conditions de confidentialité séparés.
Elle décrit aussi, à la section 16, comment nous traitons les coordonnées professionnelles que nous utilisons pour joindre des professionnels au sujet de nos solutions.
2. Ce que cette politique couvre
Cette politique couvre les informations liées à votre utilisation du site marketing en tant que visiteur, prospect ou contact professionnel.
- Les informations que vous choisissez de soumettre via les formulaires ou canaux de contact du site.
- Les informations techniques recueillies automatiquement par les cookies, les outils de mesure, les outils de sécurité, la gestion du consentement et les outils d’exploitation du site.
Elle vise à décrire ce qui se passe lorsque vous interagissez avec le site web lui-même. Elle ne constitue pas un avis général pour l’ensemble des services ou déploiements MySeat.
3. Informations que nous recueillons
Informations fournies volontairement
Si vous nous contactez via le site, demandez une démonstration ou soumettez une demande, nous pouvons recueillir les informations que vous choisissez de nous fournir, notamment :
- nom complet
- courriel professionnel
- numéro de téléphone
- entreprise
- localisation du bureau
- taille du bureau
- type de demande
- détails du message
Informations recueillies automatiquement
Lorsque vous naviguez sur le site, certaines informations techniques peuvent être recueillies automatiquement au moyen d’outils analytiques, de cookies, d’outils de sécurité et de l’infrastructure web. Selon l’outil et vos réglages, cela peut inclure :
- adresse IP et données techniques liées à la requête ou à la sécurité
- informations sur le navigateur, l’appareil et le système d’exploitation
- pages consultées, interactions sur le site et URL de provenance
- date et heure des visites
- identifiants de cookies et signaux de préférence de consentement
- informations analytiques servant à comprendre le trafic et la performance du site
4. Comment nous utilisons les informations
Nous utilisons les informations de demande web et les informations techniques du site uniquement pour des finalités commerciales liées au fonctionnement du site et à la demande que vous y formulez. Ces finalités comprennent notamment :
- répondre à votre demande
- planifier une démonstration, un appel ou un suivi
- effectuer un suivi commercial pertinent lié à la demande d’origine
- conserver des dossiers de demandes commerciales
- exploiter, maintenir, mesurer, sécuriser et améliorer le site web
Bases juridiques. Pour les personnes situées dans l’Union européenne, nous traitons les renseignements de demande pour prendre des mesures à votre demande avant la conclusion éventuelle d’un contrat et, pour le suivi qui s’y rattache, sur la base de notre intérêt légitime à répondre aux demandes d’affaires (RGPD, art. 6(1)(b) et (f)). Nous n’utilisons les cookies non essentiels et ne mesurons l’audience qu’avec votre consentement (art. 6(1)(a)), et nous sécurisons le site sur la base de notre intérêt légitime à le protéger, ainsi que ses utilisateurs (art. 6(1)(f)). Au Canada, nous nous fondons sur votre consentement, tacite lorsque vous nous envoyez une demande par le site et exprès pour les cookies non essentiels.
5. Ce que nous ne faisons pas
- Nous ne vendons pas les renseignements personnels soumis par l’intermédiaire du site.
- Nous n’utilisons pas cette politique du site web pour décrire la gestion des données dans les plateformes produit ou les environnements clients distincts de MySeat.
- Nous ne traitons pas les données de prise de contact du site comme s’il s’agissait des données anonymes d’occupation ou d’utilisation générées par les solutions MySeat.
- Nous n’utilisons pas les données de demande web pour des campagnes de prospection de masse sans lien avec la demande que vous avez formulée sur le site.
7. Prestataires et outils utilisés
Nous faisons appel à des prestataires et outils tiers pour héberger, protéger, exploiter, mesurer et gérer le site ainsi que les demandes qui y sont soumises. Cela inclut actuellement :
- OVHcloud Canada pour l’infrastructure d’hébergement du site.
- Cloudflare pour la diffusion, la performance et la sécurité du site.
- Contact Form 7 et Flamingo pour les formulaires du site ; une copie de chaque envoi est conservée dans la base de données du site.
- Google reCAPTCHA pour protéger les formulaires contre le pourriel et les abus ; il traite des données techniques comme votre adresse IP et des informations sur votre navigateur.
- Google Analytics et Google Tag Manager pour la mesure de trafic et la gestion des balises.
- Gmail / Google Workspace pour la réception et le traitement des demandes envoyées via le site.
- HubSpot pour la gestion des demandes et du suivi commercial associé.
Ces prestataires peuvent traiter des informations pour notre compte ou dans le cadre des outils que nous utilisons pour exploiter le site et répondre aux demandes.
9. Conservation des données
Nous conservons les informations de demande web et les journaux techniques du site uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire aux fins décrites dans cette politique, notamment pour répondre aux demandes, conserver des dossiers commerciaux, exploiter le site, maintenir sa sécurité et respecter les besoins juridiques ou opérationnels applicables.
Des catégories d’informations différentes peuvent être conservées pendant des durées différentes selon la nature de la demande, les systèmes concernés et la raison de la collecte.
Durées de conservation. Les demandes reçues par le site et la correspondance qui s’y rattache sont conservées pendant la relation d’affaires et 6 ans après sa fin ou, si aucune relation ne s’ensuit, 6 ans après notre dernier échange réciproque. Les copies des envois de formulaires conservées dans la base de données du site suivent la même règle. Google Analytics supprime les données d’événements après 2 mois et les données d’utilisateurs après 14 mois sans activité.
10. Données de demande web vs données anonymes d'occupation
Distinction importante : les informations soumises via les formulaires de myseat.io peuvent identifier une personne ou un contact d'affaires. Les données anonymes d'occupation ou d'utilisation associées aux solutions MySeat constituent une catégorie différente de données.
Les données de demande web comprennent les informations de contact et d’affaires que vous soumettez via le site marketing afin que nous puissions répondre à votre demande.
À l’inverse, les solutions MySeat peuvent générer des informations anonymes d'occupation ou d'utilisation sur la façon dont des espaces sont utilisés. Ces informations ne sont pas la même chose que les données de prise de contact du site marketing, et la présente politique du site web ne constitue pas un avis complet pour les plateformes produit ou environnements clients distincts.
11. Vos droits et vos choix
Selon la loi applicable et votre lieu de résidence, vous pourriez disposer de droits d’accès, de rectification ou de suppression relativement aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet dans le cadre du site web. Vous pourriez aussi avoir le droit de vous opposer à certains traitements ou de retirer votre consentement lorsque celui-ci sert de base au traitement.
Vous pouvez également gérer vos choix en matière de cookies au moyen de la bannière de consentement du site, lorsqu’elle est affichée, et, dans bien des cas, de vos réglages de navigateur.
Si vous communiquez avec nous au sujet d’une demande relative à la vie privée, nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de vous répondre. Nous répondons dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Vous pouvez aussi nous demander de limiter certains traitements, ou de recevoir les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé et de les faire communiquer à une autre organisation. Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si vous êtes dans l’Union européenne, vous pouvez aussi porter plainte auprès de l’autorité de protection des données de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu de la violation alléguée, et joindre notre représentant dans l’Union (section 15).
12. Sécurité
Nous appliquons des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin d’aider à protéger les informations traitées par l’intermédiaire du site contre l’accès non autorisé, l’usage abusif, la perte ou la divulgation.
Aucun site web, mode de transmission ou système de stockage ne peut être garanti entièrement sécurisé. C’est pourquoi, même si nous prenons la sécurité au sérieux, nous ne pouvons pas promettre une sécurité absolue.
13. Traitement externe ou hors territoire
Le site web est hébergé sur une infrastructure fournie par OVHcloud Canada. En même temps, certains services externes que nous utilisons pour protéger, mesurer et exploiter le site, ou pour recevoir et gérer les demandes web, peuvent traiter des informations à l’extérieur du Québec ou du Canada, y compris dans d’autres territoires comme les États-Unis.
Lorsque des informations sont traitées en dehors de votre territoire, elles peuvent être assujetties aux lois du lieu où elles sont traitées.
Les prestataires de la section 7 qui traitent des renseignements personnels pour notre compte sont liés par des conditions de traitement des données qui comprennent des engagements de protection. Pour les personnes situées dans l’Union européenne, les transferts vers MySeat au Canada sont couverts par la décision d’adéquation de la Commission européenne pour le Canada, et les transferts vers ces prestataires aux États-Unis reposent sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne incluses dans leurs conditions de traitement des données. Vous pouvez obtenir plus d’informations sur ces garanties en écrivant à [email protected].
14. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité à l’occasion afin de refléter les changements apportés au site, aux outils utilisés ou à nos pratiques d’affaires. Le cas échéant, nous publierons la version mise à jour sur cette page et nous modifierons la date de dernière mise à jour ci-dessus.
15. Nous joindre et responsable de la protection des renseignements personnels
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez MyIoT Solutions Canada Inc. est notre président et chef de la direction, Yahya El Iraki, qui est aussi notre responsable de la protection de la vie privée au sens de la LPRPDE. Vos questions sur cette politique, vos plaintes et vos demandes d’accès, de rectification ou de suppression de vos renseignements personnels peuvent être adressées à la personne responsable de la protection des renseignements personnels :
MyIoT Solutions Canada Inc. (MySeat)
Bureau 700, 413, rue Saint-Jacques
Montréal (Québec)
H2Y 1N9
Courriel : [email protected]
Téléphone : +1 (514) 613-7313
Gouvernance des renseignements personnels. Toute personne chez MySeat qui a accès à des renseignements personnels doit respecter nos politiques de sécurité de l’information et de protection des renseignements personnels, suivre une formation sur la protection des renseignements personnels à son arrivée puis chaque année, n’accéder qu’aux renseignements nécessaires à son travail et signaler tout incident de confidentialité soupçonné le jour même. Les durées de conservation sont inscrites dans notre registre des traitements, revu chaque année ; à la fin de la durée prévue, les renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de façon sécuritaire. Nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant d’acquérir ou de développer un système d’information impliquant des renseignements personnels et avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Les incidents de confidentialité sont consignés dans un registre et déclarés à la Commission d’accès à l’information et aux personnes concernées lorsqu’ils présentent un risque de préjudice sérieux.
Plaintes. Adressez toute plainte relative à notre traitement des renseignements personnels à la personne responsable, à l’adresse ci-dessus. Nous l’examinons et vous répondons par écrit dans un délai de 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser aux autorités mentionnées à la section 11.
MyIoT Solutions Canada Inc. n’est pas établie dans l’Union européenne. Conformément à l’article 27 du Règlement général sur la protection des données (RGPD), elle a désigné un représentant dans l’Union. Les personnes concernées et les autorités de contrôle de l’Union européenne peuvent s’adresser à ce représentant, en plus de nous ou à notre place, pour toute question relative à nos traitements de renseignements personnels.
Représentant dans l’Union européenne (RGPD, article 27)
Pierre Landoin
31, rue Victor Massé
75009 Paris, France
Courriel : [email protected]
16. Contacts d’affaires et prospection
Nous joignons aussi des professionnels dont le rôle laisse penser que nos solutions peuvent les intéresser. À cette fin, nous traitons des coordonnées professionnelles : nom, titre, organisation, courriel et téléphone professionnels, adresse du profil professionnel, résultat de la vérification de l’adresse courriel et historique de nos échanges, y compris vos réponses et vos demandes de retrait.
Ces renseignements proviennent de fournisseurs de données professionnelles (comme ZoomInfo), d’un service de vérification d’adresses courriel (Icypeas), de sources professionnelles publiques et de vos réponses.
Dans l’Union européenne, nous nous fondons sur notre intérêt légitime à développer des relations d’affaires (RGPD, art. 6(1)(f)). Au Canada, nous utilisons les coordonnées d’affaires pour communiquer avec vous au sujet de votre travail et, pour les courriels, nous nous fondons sur le consentement tacite prévu par la Loi canadienne anti-pourriel.
Ces renseignements sont traités dans notre plateforme d’envoi de courriels (PlusVibe), notre logiciel de gestion de la relation client (HubSpot) et Google Workspace, ainsi que par les fournisseurs mentionnés ci-dessus et les prestataires qui nous aident à gérer les réponses, qui peuvent les traiter à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Notre société affiliée Signe Design utilise la même plateforme d’envoi ; un retrait reçu par l’une des deux entreprises vaut pour les deux.
Nous conservons ces renseignements 6 ans après notre dernier échange réciproque. Vous pouvez vous opposer en tout temps et sans frais à ce traitement en répondant à l’un de nos courriels ou en écrivant à [email protected] ; nous traitons les demandes de retrait dans un délai de 10 jours ouvrables et conservons votre adresse sur une liste d’exclusion pour ne plus jamais vous contacter.