Comparaison entre les données d’utilisation des salles de réunion de MySeat et les données des logiciels de réservation de salles

Afin de construire un bureau pleinement fonctionnel et bien proportionné, les planificateurs d’espace doivent être en mesure d’anticiper la demande pour toutes les ressources d’espace de travail qu’ils incluent dans le programme technique fonctionnel (PTF).

Demander à vos utilisateurs ce dont ils ont besoin dans leur bureau est certainement la première étape vers la construction d’un espace qui fonctionne pour ses occupants.

Cependant, il est bien connu qu’il existe des écarts persistants entre ce que les gens pensent vouloir et ce dont ils ont réellement besoin, ou ce qu’ils finissent par utiliser. C’est pourquoi les planificateurs de l’espace veulent aller au-delà des enquêtes ; ils veulent mesurer la demande réelle de ressources…

Le logiciel de réservation de salles est un élément essentiel de toute suite technologique sur le lieu de travail, qui permet aux utilisateurs de réserver des ressources partagées pour une certaine période de temps. Mais les données qu’ils contiennent sont-elles vraiment représentatives de la manière dont l’espace est réellement utilisé ?

Voici un exemple d’étude qui montre les écarts persistants entre les données de réservation des salles de réunion et la durée réelle d’utilisation.

Lecture: Les données de réservation et d’utilisation sont représentées en % de l’offre totale (8 heures par jour ouvrable conventionnel). Les barres bleu foncé représentent le temps réel d’occupation mesuré par les capteurs sans fil de MySeat. Les barres claires représentent le temps réservé par les utilisateurs sur Microsoft Outlooks.

Les salles de réunion sont un exemple de ressources partagées qui génèrent des frictions dans toute organisation. Les gens sont mécontents lorsque quelqu’un bloque l’espace et ne se présente pas… On peut être frustré de ne pas pouvoir utiliser une salle disponible, simplement parce que quelqu’un d’autre l’a réservée à l’avance et n’est finalement pas venu… La mauvaise utilisation des ressources constitue également une perte financière et donne lieu à une perception négative des commodités offertes.

• 50% des salles de réunion sont utilisées en deçà des réservations (4 salles sur 8)
• 38% des salles de réunion sont utilisées plus souvent qu’elles ne sont réservées (3 salles sur 8)
• L’heure réelle d’utilisation ne correspond aux données de réservation que dans 12 % des cas (1 salle sur 8).

Cet exemple montre clairement que les données de réservation ne sont représentatives de la demande réelle que dans une minorité de cas. En fait, moins de 15 % des salles de réunion observées ont des données de réservation qui correspondent à l’heure réelle d’utilisation. Par conséquent, les données fondées sur la vérité restent d’une importance majeure pour quantifier la demande de ressources partagées sur le lieu de travail.

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