Occupation des bureaux : les données clés utilisées par les entreprises performantes

L’occupation des bureaux est devenue un indicateur stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser leurs environnements de travail. Pourtant, malgré des décisions lourdes d’impact, peu d’organisations disposent encore de données fiables sur cette occupation. Des études menées à l’échelle mondiale montrent une tendance claire : les entreprises les plus performantes investissent dans la mesure précise de l’usage réel de leurs espaces. C’est là que MySeat intervient.

Partout dans le monde, les responsables des ressources humaines et de l’immobilier corporatif sont confrontés à une nouvelle série de défis post-pandémiques :
Comment redonner de l’importance aux bureaux ?
Comment démontrer le retour sur investissement des locaux ?
Comment s’assurer que les employés sont supportés, engagés et qu’ils choisissent de venir ?

De nombreuses organisations ont dépassé le stade de la réduction réactive des dépenses immobilières et tentent désormais d’optimiser leurs portefeuilles et leurs stratégies en matière d’environnements de travail hybrides. Mais comme nous le rappelle le Dr Peggie Rothe de Leesman, chercheur de premier plan dans le domaine du travail: trop de décisions sont encore prises dans l’obscurité.

L’étude mondiale de Leesman, basée sur plus de 1,4 million d’enquêtes auprès des employés, montre clairement que la conception, la variété et la facilité d’utilisation du lieu de travail ont un impact considérable sur le bien-être des employés et sur les résultats de l’entreprise. Et ces résultats renforcent fortement la nécessité de des données précises sur l’occupation des bureaux et pas seulement des hypothèses.

Dans cet article, nous explorons 4 points clés de la vision du Dr. Rothe et comment MySeat peut aider les responsables RH et CRE à combler les lacunes. peut aider les responsables RH et CRE à combler les lacunes.

1️⃣ La variété est cruciale – mais seulement lorsqu’elle est bien utilisée

L’une des principales conclusions de Leesman est que les meilleurs environnements de travail offrent une véritable variété des espaces de collaboration, de calme, d’interaction sociale et de ressourcement. Le bureau doit pouvoir accueillir un large éventail de styles de travail et d’activités.

Mais de nombreuses organisations ne conçoivent la variété que sur le papier. En l’absence d’une En l’absence de données sur l’occupation des bureaux des différentes ressources les responsables ne peuvent pas savoir si ces espaces sont réellement utilisés ou s’ils ne le sont pas suffisamment.

Chez MySeat, notre plateforme pilotée par des capteurs surveille en permanence et en temps réel l’utilisation de :

• Hotdesks et postes de travail partagés
• Espaces de collaboration
• Chambres calmes
• Salons et espaces sociaux
• Hotdesks et postes de travail partagés
• Zones spécialisées ou techniques

Nous aidons les responsables CRE et RH à comprendre :

• Quels sont les espaces qui favorisent réellement le travail hybride ?
• Là où il y a des lacunes dans la variété
• Comment mieux aligner l’offre d’espace sur la demande des utilisateurs

2️⃣ Surpeuplement et frictions : Les causes cachées de la frustration des employés

Les recherches de Leesman mettent également en garde contre le fait que la surpopulation et le manque de choix sont les principaux facteurs de frustration :
« Si les employés arrivent au bureau et peinent à trouver un lieu de travail adéquat, la frustration et le désengagement s’ensuivront rapidement ».

Le travail hybride signifie que la demande d’espace varie considérablement d’un jour à l’autre. Les hypothèses statiques ou le retour d’information anecdotique ne peuvent tout simplement pas rendre compte de ces schémas.

Les analyses d’occupation de bureaux réalisées par MySeat révéler :
✅ Modèles de demande de pointe au fil des jours et des semaines
✅ Disponibilité en temps réel de différents types de ressources
✅ Points de friction – où les espaces se remplissent trop rapidement ou trop lentement

Cela permet aux responsables des RH et de la CRE de :

• Concevoir de meilleures politiques de reprise du travail
  
• Éviter la surpopulation frustrante
  
• Améliorer la valeur perçue des journées de travail
  

3️⃣ Le danger d’une conception dans l’obscurité

Comme le souligne le Dr Rothe : « Trop souvent, des millions sont dépensés pour réaménager un bureau sans que les personnes qui l’utilisent au quotidien n’aient leur mot à dire ». IC’est un risque coûteux – que MySeat aide les dirigeants à éviter. En fournissant des données continues et cumulatives sur l’utilisation (ou la sous-utilisation) des différents espaces, nous permettons aux équipes de.. :

✅ Vérifier si les changements apportés à l’aménagement de l’espace atteignent leurs objectifs
✅ Ajustez l’aménagement de l’espace de manière itérative – sur la base du comportement réel de l’utilisateur
✅ Soutenez les objectifs des RH en matière d’expérience des employés grâce à des informations objectives.

Lorsque vous pouvez prouver ce qui fonctionne et corriger ce qui ne fonctionne pas, vos décisions immobilières deviennent plus transparentes et défendables, tant pour la direction que pour les employés.

4️⃣ Faire fonctionner la variété – et le prouver

Le rapport « Value of Variety » de Leesman a révélé que les sièges non attribués fonctionne parfaitement dans les bureaux où l’espace est très varié, mais peut créer les pires expériences si la variété fait défaut. La clé du succès ? Les dirigeants doivent faire preuve d’une grande honnêteté quant à l’utilisation que les employés font de l’espace – et non pas quant à l’utilisation qu’ils souhaiteraient en faire.

L’intelligence d’occupation de MySeat fournit cette clarté :
✅ Suivi de l’utilisation de tous les types d’espace
✅ Révéler les zones sous-performantes
✅ Aide les responsables RH et CRE à équilibrer l’allocation d’espace en fonction des besoins réels

Avec ces données en main, les dirigeants peuvent créer expériences hybrides sur le lieu de travail qui conviennent à un large éventail d’employés, tout en optimisant les coûts et l’utilisation.

Pourquoi les responsables RH et CRE ont-ils besoin d’une meilleure information sur l’occupation des locaux ?

Les recherches de classe mondiale menées par Leesman confirment ce que ressentent de nombreux dirigeants d’entreprise :
Le bureau hybride ne peut pas être conçu uniquement sur la base de l’instinct.
Il doit être continuellement alimenté par les modèles d’utilisation réels et l’évolution des besoins des employés.

MySeat.io fournit les données nécessaires pour combler cette lacune :

✅ Une intelligence objective de l’occupation, pilotée par des capteurs
✅ Aperçu de tous les types de ressources – bureaux, salles, zones
✅ Des tableaux de bord qui regroupent l’utilisation de l’espace et les données relatives aux ressources humaines
✅ Boucles d’amélioration continue pour des environnements de travail axés sur l’expérience

Pour les responsables des ressources humaines et de la création d’entreprise qui cherchent à créer des environnements de travail plus centrés sur l’humain, adaptables et rentables. des environnements de travail plus centrés sur l’homme, plus adaptables et plus rentables., de meilleures données sont la base.

Si vous souhaitez voir comment MySeat peut aider votre organisation à transformer les idées en actions, contactez-nous à l’adresse suivante www.myseat.ca – nous serons heureux de vous montrer ce qui est possible.